La logistique

En plus d’assurer la qualité artistique du spectacle, le producteur, l’artiste ou le groupe doit aussi penser à la logistique de la tournée. Une logistique bien pensée et bien préparée est de mise pour assurer le bon déroulement de la tournée. Il faut songer aux éléments suivants :

Régisseur de tournée. Il est essentiel d’avoir une personne responsable des liens entre l’équipe du spectacle, le producteur et le diffuseur. Il est préférable que cette personne ne soit pas un des artistes engagés dans la tournée puisque ceux-ci doivent se préparer, se concentrer, se réchauffer pour faire le spectacle. Par contre, il arrive bien souvent que la tête d’affiche, surtout dans le domaine de la chanson-musique, assume cette responsabilité. Cette personne s’occupe de la logistique, de l’administration, appuie la technique et assure la bonne liaison entre le spectacle et le diffuseur. Souvent, les producteurs envoient des équipes sans régisseur pour limiter les coûts, mais avoir une personne plus neutre au sein de l’équipe, qui peut agir à titre de capitaine, peut faire toute la différence au niveau de la gestion du stress, du bien-être et du quotidien de l’équipe. Ce sont des éléments qui affectent directement la qualité du spectacle.

La logique géographique. L’Ontario est une immense province et ses communautés francophones y sont bien dispersées. Cela dit, lorsque le producteur ou l’artiste planifiera la tournée, il devra garder en tête les distances à parcourir entre les lieux de diffusion. Par exemple, dans la mesure du possible, le producteur ou l’artiste devrait programmer tous les spectacles qui auront lieu dans une région particulière autour des mêmes dates. Faire des allers-retours implique des frais supplémentaires au niveau des indemnités et des cachets.

Horaires de tournée. Lorsque le producteur ou l’artiste dressera ses horaires de tournée, il devra non seulement respecter les normes syndicales des artistes, mais aussi garder en tête le bien-être de son équipe. Cela implique qu’il doit prévoir des jours de congés. De plus, il est fortement suggéré de donner un horaire détaillé au jour le jour aux membres de l’équipe. De cette façon, ils savent exactement ce qu’ils doivent faire, à quelle heure, à quel endroit – une équipe préparée et bien informée sera plus productive. Les éléments à inclure dans l’horaire quotidien sont les suivants : heure du déjeuner, heure du départ de l’hôtel, la durée du déplacement (s’il y en a un), l’heure du montage, adresse de la salle, la personne-ressource de la salle, les personnes impliquées dans le montage, les entrevues avec les médias (s’il y en a), l’heure des repas, l’heure du spectacle, s’il y a une discussion après le spectacle, l’heure du démontage, l’adresse de l’hôtel, les pauses.

Hébergement. Le producteur ou l’artiste peut réserver d’avance tous les hôtels de la tournée ou assigner cette responsabilité au régisseur. La première option est intéressante, puisqu’elle soulage le régisseur d’une tâche. Par contre, si la tournée est de longue durée, le producteur ne saura pas à l’avance si les membres de l’équipe préféreront des chambres individuelles ou les partager, aller dans un hôtel plus simple, louer un chalet et voyager un peu plus, etc. L’hébergement influence le bien-être de l’équipe. C’est pourquoi il est souvent préférable d’offrir des indemnités aux artistes afin qu’ils choisissent le type d’hébergement qu’ils désirent. Cette option ne coûte pas plus cher au producteur. Voici une solution mitoyenne : fournissez un bottin d’hébergements au régisseur dans lequel il trouvera plusieurs options dans les villes visitées par l’équipe de tournée.

*À noter : des diffuseurs profitent de tarifs préférentiels auprès de certains hôtels. Il est judicieux de les consulter avant de faire des réservations.

Transport. Comme l’équipe passera beaucoup de temps dans la voiture, il est primordial d’assurer leur confort. Par exemple, si cinq personnes doivent partager un véhicule, il est préférable d’en prendre un qui peut en accueillir sept. Elles seront ainsi beaucoup plus confortables, sans oublier qu’il y aura plus de place pour les valises. De plus, il est important que les membres de l’équipe se partagent la conduite du véhicule, sauf si une personne se porte volontaire pour s’occuper entièrement de la conduite et que les autres membres de l’équipe sont d’accord. Assurez-vous que les personnes qui prennent le volant ont des permis de conduire en règle et que l’entreprise de location ait des copies des permis de conduire de tous les conducteurs.

Équipement technique. Si le spectacle est offert clé en main, il faut s’assurer de louer (ou d’acheter) tout l’équipement nécessaire. De plus, c’est une bonne idée d’installer, d’identifier et de vérifier le fonctionnement de l’équipement technique avant de prendre la route. En tournée, le temps disponible pour le montage est parfois limité et souvent les gens disponibles pour vous aider sont de gentils bénévoles qui connaissent peu de choses à la technique de scène. Donc, si tout est bien identifié par chiffre ou par couleur (ex., la pièce bleue A s’insère dans la pièce bleue B), il est plus facile de demander à quelqu’un de brancher « le câble 5 dans la prise 5 » que d’expliquer la logique d’un système technique. Si le spectacle n’est pas clé en main, il faut confirmer auprès du diffuseur qu’il a tous les équipements nécessaires au spectacle et un directeur technique qui connaît bien la salle et l’équipement.

Cahier de tournée. Cet élément est essentiel à la bonne conduite d’une tournée. Il est conçu par le producteur ou la personne responsable de la coordination de la tournée. Il contient toutes les informations pertinentes de la tournée. Voici une liste des éléments à y intégrer :

Coordonnées

  • Du producteur.
  • Des personnes-ressources en cas d’urgence.
  • De chaque membre de l’équipe (cellulaires, courriels…).
  • Des diffuseurs.

Horaire

  • Horaire global
  • Horaire détaillé (quotidien) qui contient toutes les informations d’une même journée

Hôtels

  • Répertoire d’hôtels (si les réservations n’ont pas été faites)
  • Copies des réservations déjà faites

Transport

  • Une copie de toutes les réservations de transport (si certains artistes se joignent à l’équipe déjà en tournée).

Feuille de temps
(Pour le régisseur seulement)

  • Le régisseur notera toutes les heures de travail de chaque membre de l’équipe. Il remettra ensuite cette feuille au producteur afin de s’assurer que tous reçoivent la bonne rémunération selon les heures travaillées.

Chèques

  • Une enveloppe avec les chèques de paie et les indemnités postdatés (dans le cas d’une très longue tournée).

Dépenses et remboursements

  • Une enveloppe dans laquelle les artistes peuvent mettre leurs reçus pour réclamer, au besoin, des remboursements auprès du producteur à la fin de la tournée.
  • Si une personne en tournée détient une carte de crédit du producteur, lui fournir une enveloppe dans laquelle elle conservera les reçus pertinents.

Administration

  • Une copie des contrats signés avec les diffuseurs à titre de références en cas de conflit.
  • Une copie des courriels échangés avec les diffuseurs comportant des informations pertinentes à l’horaire, au spectacle, à la tournée.

Discours de présentation

  • Quelques copies d’un discours de présentation au cas où la personne qui présente le spectacle et représente le diffuseur n’a pas les informations pertinentes. Ce discours devrait inclure le nom de la production ou du spectacle, du producteur, une demande d’éteindre les téléphones cellulaires, une annonce relative à la discussion après spectacle s’il y a lieu et les remerciements d’usage aux bailleurs de fonds et autres partenaires.

Les finances quotidiennes. En tournée il y a plusieurs dépenses à assumer, comme l’essence, le lavage des costumes, la réparation d’accessoires, etc. Il existe plusieurs options pour gérer ces frais :

  • Une personne (préférablement le régisseur) détient une carte de crédit du producteur et se charge de toutes les dépenses. C’est la meilleure option.
  • Doter l’équipe d’une petite caisse pour qu’elle fasse ses achats. Une personne doit être responsable de distribuer l’argent et de récolter les reçus selon les besoins. Cette option fonctionne très bien, mais elle constitue une responsabilité supplémentaire pour le régisseur et, potentiellement, un défi pour la personne attitrée à la comptabilité chez le producteur (équilibrer les sorties d’argent avec les reçus).
  • Les membres de l’équipe assument les dépenses pertinentes et sont remboursés à la fin de la tournée par le producteur. Cela implique que les artistes avancent de l’argent au producteur. Ce n’est pas la meilleure option, mais elle peut fonctionner en cas d’urgence ou si aucune autre option n’est possible.

Il est important de choisir une option avant d’entreprendre la tournée pour que l’équipe comprenne comment les dépenses seront gérées, surtout si c’est la troisième option qui est retenue.